Pflichtvorsorge ist bei bestimmten Tätigkeiten gesetzlich vorgeschrieben z. B. bei Arbeiten mit bestimmten Gefahrstoffen, in Lärmbereichen oder bei Reisetätigkeiten in Gebiete mit erhöhter Infektionsgefahr. Beschäftigte dürfen diese Tätigkeiten nur nach vorheriger Vorsorge ausüben.
Angebotsvorsorge muss der Arbeitgeber bei definierten Gefährdungen anbieten, die Teilnahme ist freiwillig.
Wunschvorsorge kann von Beschäftigten bei gesundheitlichen Bedenken eingefordert werden, sofern ein Bezug zur Tätigkeit besteht.

Details zu den Unterschieden, rechtlichen Grundlagen und Praxisbeispielen finden Sie in Teil 1 der Serie.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die arbeitsmedizinische Vorsorge?

Zentrale Grundlage ist § 11 auf Basis der §§ 3, 5 und 6 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Präzisiert wird das in den §§ 4, 5, 5a und dem Anhang der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) sowie den Arbeitsmedizinische Regeln (AMR). Für bestimmte Tätigkeiten finden sich entsprechende Bezüge zur arbeitsmedizinischen Vorsorge in einschlägigen Verordnungen, wie der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV), der Biostoffverordnung (BioStoffV), der Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung (LärmVibrationsArbSchV) oder der Arbeitsschutzverordnung zu elektromagnetischen Feldern (EMFV) sowie in vielen Technischen Regeln (TRGS, TRBA, TRBS etc.).

Was ist der Unterschied zwischen arbeitsmedizinischer Vorsorge und Eignungsuntersuchung?

Arbeitsmedizinische Vorsorge resultiert aus dem Schutz des Mitarbeiters vor den Gefährdungen seiner Tätigkeit. Die Eignungsuntersuchung hingegen kann sinnvoll sein, wenn Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer Arbeit eine potenzielle Gefährdung für sich selbst, für Dritte oder für Sachen darstellen, falls er (oder sie) nicht über eine entsprechende körperliche Eignung verfügt (Drittschutz), etwa beim Führen von Fahrzeugen oder bei Arbeiten in Höhen. Mehr zur Abgrenzung finden Sie in Teil 1 und Teil 2.

2. Organisation & Zuständigkeiten

Wer ist im Unternehmen für die Organisation der Vorsorge verantwortlich?

Die Organisation liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers. Praktisch wird dies meist umgesetzt durch eine Zusammenarbeit aus Personalabteilung mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit (oder der EHS-Abteilung) - mit einem wesentlichen Input der Führungskräfte. Wer genau was macht, sollte verbindlich geregelt sein. Teil 3 beschreibt, wie Rollen und Abläufe sinnvoll definiert werden können.

Was tun, wenn mehrere Vorsorgeanlässe auf eine Person zutreffen?

In der Praxis kommt es häufig vor, dass für Beschäftigte mehrere Vorsorgeanlässe greifen (Pflicht und/oder Angebot), z. B. wegen Tätigkeiten mit Gefahrstoffen, plus körperlicher Belastung plus Bildschirmarbeit. Das Kombinieren von Vorsorgeanlässen ist möglich. Selbst Eignungsuntersuchungen dürfen zeitlich zusammen mit arbeitsmedizinischer Vorsorge durchgeführt werden. Wichtig jedoch ist eine saubere Trennung in der Dokumentation.

Diese Vorgehensweise ist sinnvoll: Es spart Zeit, reduziert Aufwand und erhöht die Teilnahmebereitschaft.

Wie funktioniert arbeitsmedizinische Vorsorge, wenn kein eigener Betriebsarzt vorhanden ist?

Viele Unternehmen beauftragen externe arbeitsmedizinische Dienste. Entscheidend ist, dass Aufgaben und Abläufe vertraglich klar geregelt sind. Dazu gehört die fristgerechte Aufbewahrung der medizinischen Unterlagen, die Erstellung eines Jahresberichts mit Angabe zu den besuchten Fortbildungen, Einsatzzeiten und inhaltlichen Tätigkeiten (Grundbetreuung und betriebsspezifische Betreuung). Geklärt werden muss auch der Kommunikationsweg der Rückmeldungen - und zwar getrennt nach arbeitsmedizinischer Vorsorge und Eignungsuntersuchungen.

Organisatorische Aufgaben, wie Vorsorgeplanung, Führung der Vorsorgekartei und die Sicherstellung der Fristen werden dann vermutlich bei der Personalabteilung bleiben.

3. Einladung, Teilnahme & Dokumentation

Wie muss die Vorsorge kommuniziert werden?

Das hängt von der Vorsorgeart ab. Bei der Pflichtvorsorge ist eine klare, verbindliche Aufforderung notwendig. Beschäftigte dürfen die Tätigkeit erst aufnehmen oder fortsetzen, wenn die Vorsorge durchgeführt wurde.

Bei der Angebotsvorsorge ist ein schriftliches Angebot erforderlich, personalisiert und mit konkretem Bezug zur Gefährdungsbeurteilung (siehe Vorgaben und Beispiel in der AMR 5.1).

Die Wunschvorsorge muss Beschäftigten aktiv bekannt sein, kommuniziert zum Beispiel im Rahmen von Unterweisungen. Danach liegt die Initiative bei den Beschäftigten.

Weitere Hinweise sind in Teil 2 und Teil 3 zusammengefasst.

Was ist zu tun, wenn Beschäftigte einen Vorsorgetermin nicht wahrnehmen?

Bei der Pflichtvorsorge ist das ein ernstes Thema: Ohne durchgeführte Vorsorge darf die betroffene Tätigkeit nicht ausgeübt werden (§ 4 Abs. 2 ArbMedVV). Deshalb muss die einzelne Führungskraft darüber informiert sein, weil sie in der Verantwortung ist, den Personaleinsatz entsprechend zu steuern.

Ob Angebotsvorsorge oder Wunschvorsorge in Anspruch genommen wird oder nicht, bleibt für alle folgenlos. Sie als Arbeitgeber müssen nur nachweisen, dass das Angebot vorschriftsmäßig und wiederkehrend fristgerecht erfolgte (AMR 2.1) und dass die Mitarbeiter über ihr Recht zur Wunschvorsorge (wiederkehrend) informiert wurden (§ 5a ArbMedVV).

Was darf dokumentiert werden – und von wem?

Die betriebsärztliche Dokumentation verbleibt vollständig beim Arzt bzw. der Ärztin. Die vom Betriebsarzt ausgestellte Vorsorgebescheinigung, die der Arbeitgeber (Personalabteilung, Führungskraft) erhält, beinhaltet neben formalen Anforderungen lediglich die Information, dass die arbeitsmedizinische Vorsorge durchgeführt wurde (AMR 6.3).

Muss die Führungskraft über die Teilnahme informiert sein?

Bei der Pflichtvorsorge ist das zwingend erforderlich, da ohne den Nachweis über eine durchgeführte Vorsorge die fragliche Tätigkeit nicht ausgeübt werden darf (§ 4 Abs. 2 ArbMedVV) und die Führungskraft den Personaleinsatz entsprechend steuern muss.

Bei Angebots- und Wunschvorsorge ist das nicht unbedingt notwendig. Um allerdings Gesundheitsaspekte in der Führungsarbeit zu verankern und Mitarbeiter zur Teilnahme zu animieren, empfehlen wir allerdings, den Führungskräften die Informationen zukommen zu lassen. Hinweise zur Rolle der Führungskraft finden sich auch in Teil 3. In Teil 4 gehen wir darauf ein, wie man aus arbeitsmedizinischer Vorsorge mehr macht als seine Pflicht zu erfüllen.

Sollte die Führungskraft jedoch selbst die Person sein, die das Angebot an ihre Mitarbeiter macht, dann ist es natürlich erforderlich, dass dort auch die Rückmeldung über die Teilnahme ankommt.

4. Wirkung & Kommunikation

Wie kann man Beschäftigte zur Teilnahme motivieren – besonders bei Angebots- und Wunschvorsorge?

Der Schlüssel liegt in der Kommunikation: Wenn Beschäftigte verstehen, dass die arbeitsmedizinische Vorsorge ein freiwilliges, vertrauliches Gesprächsangebot ist und keine Leistungsprüfung, steigt die Akzeptanz. Empfehlenswert ist, die Einladung nicht als bloßen Standardtext zu versenden, sondern individuell und mit einem klaren Nutzenbezug zu gestalten. Führungskräfte können ebenfalls unterstützen, indem sie Mitarbeiter ermuntern, Vorsorgetermine wahrzunehmen. Wie das konkret aussehen kann, zeigen wir in Teil 4.

Welche Rolle spielt die Führungskraft für eine gute Vorsorgekultur?

Führungskräfte prägen maßgeblich, wie Gesundheitsangebote im Team wahrgenommen werden. Wenn sie Vorsorge als selbstverständlich und unterstützenswert darstellen, fördert das die Akzeptanz. Umso mehr, wenn sie sie selbst wahrnehmen.

Wichtig ist, dass sie ihre Rolle kennen: Sie sind (natürlich!) nicht medizinisch verantwortlich, aber sie schaffen Rahmenbedingungen z. B. durch Planung, Freistellung oder das Ansprechen von Wunschvorsorge. Auch beim Thema Pflichtvorsorge ist ihre Verantwortung klar: Ohne Teilnahme keine Tätigkeit (§ 4 Abs. 2 ArbMedVV).

Ein gutes Zusammenspiel zwischen Führung, Betriebsarzt und Organisation ist entscheidend, siehe Teil 3 und Teil 4.

Wann ist eine Vorsorge sinnvoll, obwohl sie nicht verpflichtend ist?

Immer dann, wenn Beschäftigte gesundheitliche Fragen oder Unsicherheiten im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit haben, kann Wunschvorsorge in Anspruch genommen werden. Das betrifft etwa psychische Belastungen, Beschwerden bei körperlicher Arbeit oder Unsicherheiten bei Tätigkeiten unter schwierigen Bedingungen. Auch bei Veränderungen im Aufgabenbereich kann ein neuer Vorsorgetermin sinnvoll sein.

Entscheidend ist, dass diese Möglichkeit bekannt ist und unkompliziert in Anspruch genommen werden kann, idealerweise auch unabhängig von festen Anlässen.

Die Serie im Überblick:

Teil 1: Die drei Formen der arbeitsmedizinischen Vorsorge

Teil 2: Pflicht, Angebot oder Wunsch - was rechtlich gilt

Teil 3: Wer macht was? Rollen und Zuständigkeiten im Unternehmen

Teil 4: Mehrwert statt Pflichtübung - wie AMV Wirkung entfalten kann

Weitere News aus dieser Kategorie

Junge Beschäftigte von Anfang an sensibilisieren Teil 4: Mehrwert statt Pflichtübung – wie AMV Wirkung entfalten kann BAuA Fokus: Wenn die IT zum Risiko im Arbeitsschutz wird Teil 3: Wer macht was? Rollen und Zuständigkeiten im Unternehmen