Freigabe von (Gefahr-) Stoffen - Einführungsphase

Ich bin sicher, Sie haben die Vorteile für eine (Gefahr-) Stofffreigabe erkannt, wenn Sie nicht ohnehin schon davon überzeugt gewesen sind.

Doch was sich so einfach auf dem Papier liest, ist noch lange nicht in der Praxis angekommen. Und die Einführung eines Freigabeprozesses ist - da machen wir uns nichts vor - eine Menge (Überzeugungs-) Arbeit.

Wie bei Vielem gibt es nicht den einen Weg. Sie müssen für Ihr Unternehmen den richtigen finden. Dennoch können wir Ihnen ein paar Tipps geben, wie die Einführung eines Freigabeprozesses gelingen kann:

Tipp 1: Tabula rasa - alles auf den Tisch und ins Gefahrstoffverzeichnis.
Mit einer Generalinventur schaffen Sie Transparenz und Klarheit, welche (Gefahr-) Stoffe es in Ihrem Unternehmen überhaupt gibt. Und zwar in allen Abteilungen und Bereichen. Vergessen Sie nicht das Labor, die Werkstatt, das Magazin, die Entwicklung und alle anderen Bereiche, die Gefahrstoffe nicht als Rohstoffe einsetzen. Dies ist DIE Gelegenheit, sich von Dingen zu trennen. Verabschieden Sie sich von »wer weiß, wann man das mal wieder braucht.« Glauben Sie mir, bis dieser Zeitpunkt eintritt, ist die Existenz des Stoffes erneut in Vergessenheit geraten. Also weg damit. Beachten Sie bei dieser Entrümpelungsaktion, dass nicht alle Stoffe über den Hausmüll entsorgt werden dürfen.

Tipp 2: Klare Regeln
1. Alle Stoffe werden nur über den offiziellen Weg, den Einkauf, beschafft - auch Versuchsstoffe.
2. Der Einkauf beschafft keinen Stoff, ohne vorliegende (aktuelle) Freigabe.
3. Wer im Baumarkt einen Stoff für die Firma organisiert, bekommt kein Geld erstattet.
4. Jeder Vertreter muss alle seine Musterproben wieder mitnehmen.

Sind diese Regeln etabliert, sind die Haupt-Schlupflöcher geschlossen.

Tipp 3: Schulung
Schulen Sie alle Mitarbeiter, die in Bereichen arbeiten, über die (Gefahr-) Stoffe ins Unternehmen gelangen können, hinsichtlich des neuen Freigabeprozesses und der damit einhergehenden Regeln. Insbesondere sind dies natürlich die Mitarbeiter des Einkaufs, aber auch Mitarbeiter aus Werkstatt, Instandhaltung, Entwicklung, Labor etc.

Tipp 4: Kontrolle der Bereiche/Abteilungen
Kontrollieren Sie während der Einführungsphase häufig, ob die o.g. Regeln in den Bereichen/Abteilungen umgesetzt werden. Treffen Sie Konsequenzen, falls dies vorkommt. Optimieren Sie zum Beispiel den Freigabeprozess, sodass die Beteiligten besser damit klarkommen. Dulden Sie jedoch keine Verweigerungshaltung.

Tipp 5: Kontrolle der Bereiche/Abteilungen
Kontrollieren Sie nach der Einführungsphase konsequent weiter regelmäßig, ob die o.g. Regeln in den Bereichen/Abteilungen umgesetzt werden.

Tipp 6: Review der Bestandsaufnahme
Überprüfen Sie Ihre Bestandsaufnahme der (Gefahr-) Stoffe vor Ort in den Bereichen/Abteilungen. Sind neue Stoffe dabei? Haben diese den Freigabeprozess ordnungsgemäß durchlaufen? Wenn Sie Stoffe finden, die auf undurchsichtigen Pfaden und unter Umgehung des Freigabeprozesses ins Unternehmen gelangt sind, setzen Sie diese auf den Index. Sprechen Sie mit den dafür verantwortlichen Personen.

Tipp 7: Kommunikation
Kommunizieren Sie während der Einführungsphase permanent und pro-aktiv Ihre Handlungen und deren Zielsetzung.

Resümee:
Die Erfahrung von Unternehmen, die einen Freigabeprozess eingeführt haben, zeigt, dass weniger Stoffe als früher ins Unternehmen kommen und dass es den Verantwortlichen jedes Mal möglich war, die Gefährdungsbeurteilung vor Aufnahme der Tätigkeit durchzuführen, genauso, wie es die GefStoffV fordert. Das Gefahrstoffverzeichnis bleibt dabei ebenfalls aktuell.

Das Finale:
Und nun sollten Sie sich noch Gedanken machen, wie Sie bei der »Verschrottung« von (Gefahr-) Stoffen vorgehen wollen, zum Beispiel durch

• Jährliches Ausmisten
• Jährliche Rückmeldung, ob noch alle Gefahrstoffe, die den Abteilungen im Gefahrstoffverzeichnis zugeordnet wurden, auch wirklich noch im Einsatz sind.