Teil 3: Wer macht was? Rollen und Zuständigkeiten im Unternehmen

Arbeitsmedizinische Vorsorge (AMV) gelingt nicht nebenbei. Erforderlich sind stattdessen klare Prozesse, eindeutige Zuständigkeiten und eine funktionierende Zusammenarbeit zwischen Führungskräften, Fachkraft für Arbeitssicherheit (oder EHS-Abteilung), Personalabteilung und Arbeitsmedizin.

Arbeitgeber sind verpflichtet, die arbeitsmedizinische Vorsorge systematisch zu organisieren. Geregelt ist das § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) i.V.m. § 3 Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV). Das bedeutet:

• Die Vorsorge muss aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet werden.
• Sie muss konkret und personenbezogen den Beschäftigten zugeordnet werden.
• Es braucht klare Prozesse und Zuständigkeiten für Organisation, Durchführung und Dokumentation.

Dabei kommt den unterschiedlichen Playern im Unternehmen folgende Rollen zu:

Führungskräfte

• machen die Gefährdungsbeurteilung und lassen sich dabei von der Fachkraft für Arbeitssicherheit oder dem Betriebsarzt im Hinblick auf Anlässe und Arten der Vorsorge unterstützen.
• geben die Erkenntnisse aus der Gefährdungsbeurteilung an die organisierende Stelle im Unternehmen weiter (üblicherweise Personalabteilung). Nicht vergessen: Änderungen zum Beispiel hinsichtlich Gefährdungen und betroffener Personen müssen ebenfalls kommuniziert werden.
• sprechen das Thema Vorsorge im Rahmen von Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen oder Mitarbeitergesprächen aktiv an (Stichwort: Arbeitsmedizinische Beratung AMR 3.2). Das gilt insbesondere für Wunschvorsorge.
• müssen sicherstellen, dass Beschäftigte bestimmte Tätigkeiten nicht ausführen, bevor sie fristgerecht an der Pflichtvorsorge teilgenommen haben (§ 4 Abs. 2, ArbMedVV).
• brauchen dafür natürlich die Information, ob Pflichtvorsorge wahrgenommen wurde.

Fachkraft für Arbeitssicherheit/Betriebsarzt:

• beraten zur Gefährdungsbeurteilung, zu Anlässen und Arten der Vorsorge.
• unterstützen die Führungskräfte bei der Kommunikation und der Aufklärung zum Beispiel im Rahmen der Unterweisungen bzw. den Vorsorgeterminen.

Personalabteilung / Gesundheitsmanagement:

• regeln vertragliche Aspekte mit dem (externen) Betriebsarzt.
• versenden Aufforderungen zur Wahrnehmung von Pflichtvorsorge und Angebote im Rahmen der Angebotsvorsorge nach den Vorgaben der AMR 5.1.
• koordinieren Termine.
• dokumentieren die Durchführung der Vorsorge (Führen der Vorsorgekartei).
• informieren die Führungskräfte bei der Pflichtvorsorge über die erfolgte Teilnahme.
• verfolgen die Fristen für die erneute Veranlassung/das erneute Angebot (AMR 2.1).

Wenn Sie einen internen Arbeitsmedizinischen Dienst haben, werden Vorsorgeplanung, Führung der Vorsorgekartei und die Sicherstellung der Fristen vermutlich eher dort organisiert sein.

Beschäftigte:

• werden über ihre Rechte informiert (durch ihre direkten Führungskräfte)
• nehmen bei Pflichtvorsorge verbindlich teil.
• entscheiden bei der Angebotsvorsorge selbst, ob sie zum Betriebsarzt gehen oder nicht.
• fordern bei Bedarf einen Termin im Rahmen der Wunschvorsorge aktiv ein.

Fazit & Ausblick

Arbeitsmedizinische Vorsorge funktioniert nur, wenn sie systematisch organisiert ist - mit klaren Verantwortlichkeiten, nachvollziehbaren Prozessen und einer Kommunikation, die bei den Beschäftigten ankommt. Im nächsten Beitrag zeigen wir, wie Sie arbeitsmedizinische Vorsorge nicht nur rechtssicher, sondern auch strategisch sinnvoll einsetzen können, sodass sich ein echter Mehrwert für Betrieb und Beschäftigte generieren lässt.

Letzter Beitrag: Teil 2: Pflicht, Angebot oder Wunsch - was rechtlich gilt.

Nächster Beitrag: Teil 4: Mehrwert statt Pflichtübung - wie AMV Wirkung entfalten kann